Állandóan el vagy havazva? Így vedd fel a harcot a túl sok feladattal

stress-1331259_1920

Nem tudsz mit kezdeni a túl sok feladattal? Úgy érzed hogy minden megcsinált feladat után legalább kettő új keletkezik? Nyomasztanak a határidők? Ha igennel válaszoltál a fenti kérdésekre, akkor van egy jó hírem: van megoldás! 

Átérzem. Voltam már én is ebben a helyzetben. Nem is egyszer. A rengeteg feladat, meg az ügyfelek folyamatos nyomasztása elég nagy stresszt okozott. Még mielőtt az okokat és a megoldásokat tárgyalnánk, szeretném leszögezni, hogy nem lesz olyan állapot, hogy minden feladatod elvégezted. Sőt! Lesznek olyan feladatok amiket sosem fogsz elvégezni és törölni fogsz a listádról.

Szóval mi juttatott el ebbe a helyzetbe téged? Túl sok feladatot vállaltál el? Rövid határidőket mondtál? Esetleg más szabta a határidőt és te igent mondtál? Számos oka lehet amiért egyszerűen úgy érzed, hogy elnyelt a mókuskerék és nincs menekvés belőle.

Mindenre igent mondasz? Tipikus hiba amit az elsők között követ el az ember. Világosan kell kommunikálni minden ügyféllel, hogy szívesen segítesz a problémaja megoldásában, de neked is vannak határaid. Nyilván nem neked kell a felelősséget vállalnod azért ha az ügyfélnek pénteken jut eszébe, hogy hétfőre kész kell lennie egy landing oldalnak. Persze lehetsz rugalmas, de tudatni kell, hogy ennek ára van és nem minden hétévégén csinálsz ilyet. Ha az ügyfél nem érti meg, hogy te nem nonstop dolgozol, akkor hidd el, jobb ha nem dolgoztok együtt. Rengeteg stressztől kíméled meg magad. A másik oka lehet még az elhavazódásnak, hogy nem tudod felmérni, hogy mennyi ideig tartanak az aktuális feladataid, és bevállalsz még hozzájuk újabbakat. Ahhoz hogy ezt jobban tudd kezelni használnod kell valamilyen rendszert, amivel követni tudod az aktuális feladataid / projektjeid.

Én magam nagy rajongója vagyok a GTD módszernek. Ajánlom a könyvet elolvasásra. Amikor először kezdtem el használni már az nagyban csökkentette a stresszt, hogy minden feladatom, ötletem egy megbízható rendszerben rögzítettem le. Így nem kellett semmit sem észben tartanom. Az agyad akkor is dolgozik egy problémán amikor épp mással foglalkozol. Ha ott motoszkál a fejedben, hogy el ne felejtsem az XY ügyfelet felhívni, akkor az a mentális kapacitásodat csökkenti. Azzal hogy minden nyitott feladatod kiírod egy helyre az agyadat felszabadítod. Neki nem kell többé emlékeznie. Ehhez persze hozzá tartozik, hogy a listádat különböző szabályok szerint folyamatosan felül kell vizsgálnod és szelektálnod, feladatokat elvégezni róla.

A GTD-ben az a szép, hogy nem köti meg a kezed. Iránymutatást ad a feladatok feldolgozására, de nem szabja meg, hogy milyen eszközökkel dolgozz. Mivel mind mások vagyunk ezért neked kell megtalálnod magadnak, hogy mi az ami a legjobban működik. Bátran kísérletezz, és tartsd meg azt ami nálad működik.

Én egyetlen alkalmazást  (Asana) használok minden feladatom kezelésére. A módszert csak vázlatosan szeretném bemutatni, ha felkeltette az érdeklődésed, akkor ajánlom a könyvet, vagy ha nem akarsz sokat olvasni, akkor az amazonról beszerezheted a rövidített változatot, ami a lényeget hivatott összefoglalni. Természetesen angolul 🙂

A GTD alapja, hogy minden feladat ami beérkezik hozzád vagy eszedbe jut, hogy meg kell csinálnod, esetleg támad egy ötleted, akkor azt egy helyre rögzíted őket. Magyarul gyűjtőkosárnak hívják ezt. Ide fogod felírni, hogy tejet kell venned hazafelé, hogy van egy ütős termék ötleted, de azt is ha az ügyfél megkér valamire. Ezek a feladatok egészen addig itt maradnak amíg fel nem dolgozod őket.

A feldolgozás során döntöd el, hogy egy feladat projekthez tartozik-e, azonnal elvégzed-e (kevesebb mint 2 perc alatt kész), vagy későbbi dátumig elhalasztod. A feladataid mennyiségétől függően naponta többször is feldolgozhatod a gyűjtőkosarad. Én naponta 2-3 alkalommal teszem meg ezt. Az email fiókjaimat is gyűjtőkosárként kezelem. Tehát végig nézem az emailjeimet, feladatokat csinálok belőlük. Amikre válaszolnom kell, arra válaszolok. Azután pedig archiválom a feldolgozott emailt. Vannak olyan emailek amiket egy külön mappába húzok. Ha később szükségem lehet még rájuk (pl.tárhely hozzáférések), akkor azt egy külön mappába dobom. A fájl csatolmányokat pedig mindig az ügyfélhez tartozó mappába mentem el. Ha több projekten is dolgozunk együtt, akkor a megfelelő projekt mappába.

Minden reggel az aznapi feladataidat kell meghatároznod. Ha a naptáradban az adott napra már bejegyezve valami, akkor azt veszed előre. Ha van még kapacitásod, akkor a projekt listádat nézd át. Amivel haladni szeretnél ahhoz definiálni kell (jobb esetben már definiálva vannak) a következő lépést és a napi teendő listádra azt felírni. Ha a nap végén marad még valami, akkor azt átviheted a következő napra vagy ha már napok óta tologatod magad előtt, akkor érdemes elgondolkoznod azon, hogy vajon jól méred-e fel a kapacitásodat. Lehet hogy kevesebb feladatot kell kijelölnöd, hogy be tudj mindent fejezni. Érdemes számolni némi puffer idővel minden napra. Előfordulhat hogy valami váratlan dolgot el kell intézni. Viszonylag gyakran kapok olyan telefont, hogy úristen összedől a világ, nem működik semmi és igazából egyáltalán nincs akkora katasztrófa, mint ahogy az ügyfél jelzi. Ezeket kezelned kell. Ha hagyod, hogy helyetted irányítsák a naptárad, akkor újra be fog szippantani a mókuskerék.

A rendszer egyik legfontosabb eleme szerintem a heti felülvizsgálat. Ilyenkor átnézzük az összes feladatunkat, és szelektálunk. Légy őszinte magaddal. Ez a feladat ami a “majd egyszer” listádon rajta van az vajon tényleg el lesz végezve? Fontos ez még számodra? Idővel változhat az irány amerre haladsz és amit hetekkel, hónapokkal ezelőtt rögzítettél azt már lehet, hogy nem kell elvégezned. Én azokat is törölni szoktam amik a lista végén vannak hosszú ideje már. Tudom hogy utoljára foglalkoznék az adott feladattal, de mivel folyamatosan a végén van, ezért sosem fogok vele foglalkozni. Ha később mégis fontos lenne majd felírom újra a listára. A heti felülvizsgálat célja még az, hogy a futó projektjeid következő lépéseit határozod meg. Itt érdemes úgy sorbarendezni, hogy az a feladat legyen elől, amelyik a legnagyobb lépést teszi meg a projekt befejezése felé.

Most lehet azt gondolod, hogy ez sok plusz munka. Esetleg kipróbálod és pár nap után azt mondod, hogy ez nem működik. Sajnos nem varázspirula ez sem. Aktívan használnod kell, folyamatosan kézben tartva a gyeplőt. Fegyelem kell hozzá, de ha csinálod, akkor idővel meghozza az eredményt. Az első pár nekifutásra nekem sem hozta meg a várt áttörést. Sőt azt mondom, hogy még most is csiszolom tovább a folyamataimat, ahogy a teendőket dolgozom fel. Hétről hétre csak jobb lesz. Hosszú távon biztosan megéri.