Állandóan el vagy havazva? Így vedd fel a harcot a túl sok feladattal

stress-1331259_1920

Nem tudsz mit kezdeni a túl sok feladattal? Úgy érzed hogy minden megcsinált feladat után legalább kettő új keletkezik? Nyomasztanak a határidők? Ha igennel válaszoltál a fenti kérdésekre, akkor van egy jó hírem: van megoldás! 

Átérzem. Voltam már én is ebben a helyzetben. Nem is egyszer. A rengeteg feladat, meg az ügyfelek folyamatos nyomasztása elég nagy stresszt okozott. Még mielőtt az okokat és a megoldásokat tárgyalnánk, szeretném leszögezni, hogy nem lesz olyan állapot, hogy minden feladatod elvégezted. Sőt! Lesznek olyan feladatok amiket sosem fogsz elvégezni és törölni fogsz a listádról.

Szóval mi juttatott el ebbe a helyzetbe téged? Túl sok feladatot vállaltál el? Rövid határidőket mondtál? Esetleg más szabta a határidőt és te igent mondtál? Számos oka lehet amiért egyszerűen úgy érzed, hogy elnyelt a mókuskerék és nincs menekvés belőle.

Mindenre igent mondasz? Tipikus hiba amit az elsők között követ el az ember. Világosan kell kommunikálni minden ügyféllel, hogy szívesen segítesz a problémaja megoldásában, de neked is vannak határaid. Nyilván nem neked kell a felelősséget vállalnod azért ha az ügyfélnek pénteken jut eszébe, hogy hétfőre kész kell lennie egy landing oldalnak. Persze lehetsz rugalmas, de tudatni kell, hogy ennek ára van és nem minden hétévégén csinálsz ilyet. Ha az ügyfél nem érti meg, hogy te nem nonstop dolgozol, akkor hidd el, jobb ha nem dolgoztok együtt. Rengeteg stressztől kíméled meg magad. A másik oka lehet még az elhavazódásnak, hogy nem tudod felmérni, hogy mennyi ideig tartanak az aktuális feladataid, és bevállalsz még hozzájuk újabbakat. Ahhoz hogy ezt jobban tudd kezelni használnod kell valamilyen rendszert, amivel követni tudod az aktuális feladataid / projektjeid.

Én magam nagy rajongója vagyok a GTD módszernek. Ajánlom a könyvet elolvasásra. Amikor először kezdtem el használni már az nagyban csökkentette a stresszt, hogy minden feladatom, ötletem egy megbízható rendszerben rögzítettem le. Így nem kellett semmit sem észben tartanom. Az agyad akkor is dolgozik egy problémán amikor épp mással foglalkozol. Ha ott motoszkál a fejedben, hogy el ne felejtsem az XY ügyfelet felhívni, akkor az a mentális kapacitásodat csökkenti. Azzal hogy minden nyitott feladatod kiírod egy helyre az agyadat felszabadítod. Neki nem kell többé emlékeznie. Ehhez persze hozzá tartozik, hogy a listádat különböző szabályok szerint folyamatosan felül kell vizsgálnod és szelektálnod, feladatokat elvégezni róla.

A GTD-ben az a szép, hogy nem köti meg a kezed. Iránymutatást ad a feladatok feldolgozására, de nem szabja meg, hogy milyen eszközökkel dolgozz. Mivel mind mások vagyunk ezért neked kell megtalálnod magadnak, hogy mi az ami a legjobban működik. Bátran kísérletezz, és tartsd meg azt ami nálad működik.

Én egyetlen alkalmazást  (Asana) használok minden feladatom kezelésére. A módszert csak vázlatosan szeretném bemutatni, ha felkeltette az érdeklődésed, akkor ajánlom a könyvet, vagy ha nem akarsz sokat olvasni, akkor az amazonról beszerezheted a rövidített változatot, ami a lényeget hivatott összefoglalni. Természetesen angolul 🙂

A GTD alapja, hogy minden feladat ami beérkezik hozzád vagy eszedbe jut, hogy meg kell csinálnod, esetleg támad egy ötleted, akkor azt egy helyre rögzíted őket. Magyarul gyűjtőkosárnak hívják ezt. Ide fogod felírni, hogy tejet kell venned hazafelé, hogy van egy ütős termék ötleted, de azt is ha az ügyfél megkér valamire. Ezek a feladatok egészen addig itt maradnak amíg fel nem dolgozod őket.

A feldolgozás során döntöd el, hogy egy feladat projekthez tartozik-e, azonnal elvégzed-e (kevesebb mint 2 perc alatt kész), vagy későbbi dátumig elhalasztod. A feladataid mennyiségétől függően naponta többször is feldolgozhatod a gyűjtőkosarad. Én naponta 2-3 alkalommal teszem meg ezt. Az email fiókjaimat is gyűjtőkosárként kezelem. Tehát végig nézem az emailjeimet, feladatokat csinálok belőlük. Amikre válaszolnom kell, arra válaszolok. Azután pedig archiválom a feldolgozott emailt. Vannak olyan emailek amiket egy külön mappába húzok. Ha később szükségem lehet még rájuk (pl.tárhely hozzáférések), akkor azt egy külön mappába dobom. A fájl csatolmányokat pedig mindig az ügyfélhez tartozó mappába mentem el. Ha több projekten is dolgozunk együtt, akkor a megfelelő projekt mappába.

Minden reggel az aznapi feladataidat kell meghatároznod. Ha a naptáradban az adott napra már bejegyezve valami, akkor azt veszed előre. Ha van még kapacitásod, akkor a projekt listádat nézd át. Amivel haladni szeretnél ahhoz definiálni kell (jobb esetben már definiálva vannak) a következő lépést és a napi teendő listádra azt felírni. Ha a nap végén marad még valami, akkor azt átviheted a következő napra vagy ha már napok óta tologatod magad előtt, akkor érdemes elgondolkoznod azon, hogy vajon jól méred-e fel a kapacitásodat. Lehet hogy kevesebb feladatot kell kijelölnöd, hogy be tudj mindent fejezni. Érdemes számolni némi puffer idővel minden napra. Előfordulhat hogy valami váratlan dolgot el kell intézni. Viszonylag gyakran kapok olyan telefont, hogy úristen összedől a világ, nem működik semmi és igazából egyáltalán nincs akkora katasztrófa, mint ahogy az ügyfél jelzi. Ezeket kezelned kell. Ha hagyod, hogy helyetted irányítsák a naptárad, akkor újra be fog szippantani a mókuskerék.

A rendszer egyik legfontosabb eleme szerintem a heti felülvizsgálat. Ilyenkor átnézzük az összes feladatunkat, és szelektálunk. Légy őszinte magaddal. Ez a feladat ami a “majd egyszer” listádon rajta van az vajon tényleg el lesz végezve? Fontos ez még számodra? Idővel változhat az irány amerre haladsz és amit hetekkel, hónapokkal ezelőtt rögzítettél azt már lehet, hogy nem kell elvégezned. Én azokat is törölni szoktam amik a lista végén vannak hosszú ideje már. Tudom hogy utoljára foglalkoznék az adott feladattal, de mivel folyamatosan a végén van, ezért sosem fogok vele foglalkozni. Ha később mégis fontos lenne majd felírom újra a listára. A heti felülvizsgálat célja még az, hogy a futó projektjeid következő lépéseit határozod meg. Itt érdemes úgy sorbarendezni, hogy az a feladat legyen elől, amelyik a legnagyobb lépést teszi meg a projekt befejezése felé.

Most lehet azt gondolod, hogy ez sok plusz munka. Esetleg kipróbálod és pár nap után azt mondod, hogy ez nem működik. Sajnos nem varázspirula ez sem. Aktívan használnod kell, folyamatosan kézben tartva a gyeplőt. Fegyelem kell hozzá, de ha csinálod, akkor idővel meghozza az eredményt. Az első pár nekifutásra nekem sem hozta meg a várt áttörést. Sőt azt mondom, hogy még most is csiszolom tovább a folyamataimat, ahogy a teendőket dolgozom fel. Hétről hétre csak jobb lesz. Hosszú távon biztosan megéri.

Hogyan készül egy honlap?

office-1209640_1920

Egy honlap elkészítése igen összetett feladat. Nem is gondolnád, hogy mennyire.  Jelen cikk segít abban, hogy megértsd miért készül annyi ideig egy weboldal és miért nem fogsz jó honlapot olcsón kapni.

Első lépésként meg kell határozni, hogy mi a célod a weboldaladdal? Kulcsfontosságú ez a lépés. Ha nem tudod megmondani, hogy mit szeretnél elérni a honlapoddal, akkor a fejlesztő nem fogja tudni úgy elkészíteni a weboldalad, hogy az elérni kívánt célt támogassa. A kész oldal nem fogja hozni a várt eredményt és úgy fogod érezni, hogy pénz kidobás volt az egész.

Ennél a lépésnél gyakran kapom azt válaszul, hogy azért szeretnének honlapot, mert 2016-ban már kell, hogy legyen. Itt nyilván nem az a célod, hogy legyen egy honlapod. Ha nagyon egyszerű weboldalt szeretnél akkor is az a minimum cél, hogy a látogatókkal megismertesd, hogy milyen problémájukra szolgálsz megoldást, és kapcsolatba lépési lehetőségeket kínálsz fel neki. Az ilyen oldalakat hívják egyszerű bemutatkozó oldalnak. Ha egy webfejlesztő cégnek ezt mondod, akkor tudni fogják, hogy mit szeretnél 😉

Összetettebb oldalaknak lehet több célja is. Csak hogy mondjak egy példát: meglévő ügyfelek terelése az online ügyfélszolgálat felé, új ügyfelek terelése a vásárlás felé. A célok meghatározása mindig közösen a webfejlesztővel zajlik.

Ha megszületettek a célok, akkor lehet az oldal dizájnján gondolkodni. Én magam többnyire előre megvásárolható sablonokkal szoktam dolgozni. Ritkábban egyedi dizájnt készíttetek. A dizájn elkészítése / kiválasztása során figyelembe veszem az ügyféllel közösen meghatározott célokat. A legtöbb esetben nem célrevezető nagyon egyedi, “kreatív” jelzővel ellátott honlapot készíttetni. Miért? Mert a nagyon kreatív tervek annyira elrugaszkodnak a megszokottól, hogy a látogatót gondolkodásra késztetik az oldal használatával kapcsolatban. A látogató pedig nem szeret gondolkodni. Ha néhány másodperc alatt nem derül ki, hogy mit hol talál, akkor már könyörtelenül nyomja is a vissza gombot, és keres mást, ahol gondot fordítottak arra, hogy gyorsan megtalálja a megoldást a problémájára.

A dizájn kiválasztása / tervezése közben kerülnek meghatározásra, hogy milyen oldalak lesznek, azok milyen funkciókkal bírnak. A honalapodon lévő szövegeknek különösen nagy jelentősége van. Bónuszpont a webesnek ha van szövegírója és az általad nyújtott tartalmakat átalakítják olyanra ami több látogatót győz meg arról, hogy te vagy számukra “A megoldás”. Az egyik leggyakoribb dolog ami miatt csúszik egy honlap projekt az az, hogy nem kapjuk meg a kért tartalmakat. Vagy csak hiányosan. Igen tudom. Néha nehéz 2-3 mondatot is megszűlni egy adott oldalra. Ha elakadnál és nagyon nem megy, akkor kérd meg a webest, hogy segítsen neked pár kérdéssel. Olyan kérdésekkel amiket ha megválaszolsz, akkor az oldal tartalma már nagyjából megvan. Abból már egy szövegíró tud dolgozni. Nézzünk egy példát: a rólunk oldal egy tipukus része egy bemutatkozó honlapnak. Milyen tartalmat ad magától az ügyfél? XYZ Kft. vagyunk, 19xx óta foglalkozunk xy-nal foglalkozunk. Szakzsargonnal tűzdelt blahblah. Szomorú ezt kimondani de senkit nem érdekel, hogy mikor alakult a céged. Ott lehet mint érdekesség, de nem lehet ez a fő blokk rögtön kezdésnek. Milyen kérdést válaszolj meg? Milyen problémára nyújtasz megoldást? Hogyan nyújtod ezt? Minél velősebben és minél inkább a célközönség nyelvén tudod megfogalmazni ezt, annál inkább téged fognak választani.

Ha kész a weboldal, fel vannak töltve a tartalmak, akkor még 2-3 kör lesz biztosan az utolsó simításokkal. Apróbb módosítások, finomhangolások. Itt arra ügyelj, hogy ha új funkciót kérsz, akkor jelentősen kitolhatod a határidőt és a költségek is növekedhetnek. Fontos megjegyezni, hogy ezek a körök néhány napot legalább igénybe vesznek. Még ha nem is néhány nap munka van velük. Általában nem egyszerre értek rá a webfejlesztő céggel. Amikor ők átküldik átnézésre, hogy kész vannak nem fogod tudni megnézni. Ha másnap nézed meg és válaszolsz rá, akkor már egy nappal tolod az átvétel idejét. Ezt azért tartom fontosnak leírni, mert ismerek néhány céget aki 3-4 napos határidővel vállalnak bemutatkozó weboldal készítést. Majd amikor az ügyfél nem adja a tartalmat, akkor hivatkoznak a szerződésre és hogy az ügyfél miatt van csúszás. A 3-4 napból így lesz 2-4 hét. Még ha igazat is állított a cég, hogy 3-4 nap alatt meg lehet csinálni a weboldalt, én akkor is inkorrektnek érzem ezt a hozzáállást. Szegény ügyfél joggal érzi becsapva magát. Tapasztalataim alapján az esetek 99%-ban nem készül el egy honlap ilyen rövid időn belül. Veszítettem már el ügyfelet mert a reális elkészülési időt mondtam neki, de én korrektebbnek tartom ezt a megoldást.

Tehát nézzük milyen lépések is vannak egy weboldal készítésénél:

  1. Összeültök, megbeszélitek az elképzeléseiteket, meghatározzátok az oldal céljait
  2. A dizájn kiválasztásával foglalkoztok, részletesen leírjátok az oldal funkcionalitását
  3. A webes cég dolgozik a honlapon, amíg te a tartalmat küldöd neki
  4. A kapott tartalmat átfogalmazzák, beillesztik a weboldalra
  5. 2-3 körben átnézitek és finomhangoltok az oldalon

Egy egyszerű weboldalnál is ezek a műveletek elvisznek kb. 20 órát. Egy alacsonyabb óradíjon dolgozó webes elkér 5000 Ft-ot óránként. Ez azt jelenti, hogy maga a weboldal munkadíja 100 000 Ft. Ezen felül még számolni kell a tárhely árával (5-15 ezer Ft / év) és ha nem saját képekkel dolgozol, akkor azoknak az árával (képenként 500 – 1000 Ft). Képek ára? Igen. Ha nem saját fotókat használsz a weboldalon akkor a kép használatához a készítőjének hozzá kell járulnia. Különben ha észreveszi meg fog kérni, hogy vedd le, és még perelhet is ha nem teszel eleget a kérésének. Tehát indulásnál egy egyszerű weboldalra számolhatsz 120 000 Ft-al. Azt már csak halkan merem megjegyezni, hogy azt alapértelmezettnek veszem, hogy mobilon is használható marad az oldal 🙂

De hát én ismerek olyat aki olcsóbban bevállalja! Joggal mondhatod ezt nekem. Én is ismerek ilyeneket. Sajnos ilyenkor mindig spórolás megy valamin. Nem lesznek jogtiszták a képeid, nem fog kérdésekkel segíteni, hogy megírd a tartalmad. Feldobja azt a néhány mondatot amit írtál és miután jelzed, hogy nem igazán érzed jónak az oldalt, akkor rád mutogat, hogy de hát te adtad a tartalmat. Mobilon nem olvasható a tartalom, összecsúsznak az elemek. Lehet olcsón csináltatni weblapot, csak kérdés hogy megéri-e.